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2009年8月16日 (日)

エンジニアのためのWord再入門講座(書籍紹介)

こんにちは。

今日で夏休みが終わりです。あっという間でしたね。

さて、今日はワードに関する書籍の紹介です。

この書籍は、プログラマ兼テクニカルライターである著者が、「読みやすく、メンテナンス性の高いドキュメント」の作成方法を説明しています。

これは文章の作成方法指南書ではありません。

文章術をごらんになりたい方は、以下の書籍がいいかと思います。

この本は、エンジニア(プログラマ)向けに書かれたものですが、一般の技術仕様書や技術指示書、また社内や客先への説明資料などを作成される方にも役に立つ「文章作成上のノウハウ」が書かれています。

例文(プログラマ向けです)があり、それを添削・説明しているので、どのように自分の意図を伝えるのがビジネス/技術文書を作成するうえで大切か理解しやすいと思います。

▼『Word再入門講座』

話を元に戻して、『Word再入門講座』ですが、こちらには、読みやすくするための体裁/見栄えを整える方法がひたすら書かれています。

それを、ワードの機能を徹底的に活用することで達成しようとしています。

著者の経験に基づく解説書なので、単純な機能紹介というよりや、「わかりやすく、メンテナンス性のある文書」を作成するために、ワードをどう使いこなすか?というスタンスで書かれています。

そういう意味では、『仕事術』という観点からも本書を読むことができると思います。

同世代のビジネスマンの知恵を見せていただいて、すごいなと思いながら楽しむのも、本書の読み方のひとつだと思います。

なお、解説に使われているワード画面はWord2003とWord2007との両方なので、どちらのユーザーにもわかりやすいと思います。

▼マイツールバーをつくる!

P30から紹介されているワードの初期設定方法において、編集領域を広く使うためにツールバーのカスタマイズが提案されています。

これをみて、早速つくりました!

今まで、私のワード画面には、5段にもおよぶツールバーが常時表示されており、はっきりいって編集領域がかなり圧迫されていました。

「編集領域を広く使う」という発想をいただいて、ツールバーの表示を目的に応じてオン・オフするマクロをすぐに作って、常時表示するマクロツールバーを1段にしました。

また、「標準」と「書式設定」のデフォルトのツールバーを1つのツールバーにまとめることにしました。

よって、合計2段のツールバーで作業ができるようになりました。

必要のないボタンを全て削除したので、見た目もすっきりするし、編集領域が広くて文字を大きく表示できてうれしいですね。

Toolbar うまく見えないかもしれませが、左図が今おきにいりのツールバーの仕様です。

これは自分の好みなので、みなさんには役立たない可能性が高いですが、参考までにご覧ください。

「mytoolbar.dot」をダウンロード

これをスタートアップフォルダに入れます。

あとは、メニューの表示>ツールバー>から「標準」と「書式設定」のチェックをはずして、それぞれのツールバーの表示をオフにしましょう。

▼スタイルを活用する

今までよくわからないまま放置してきた「スタイル」を、ようやくこの本で勉強しなおしました。

こういうワードの機能を学ぶには、勉強のための文書作成はさけたほうがいいと思います。モチベーションがわきませんから。

とにかく、趣味でも仕事でも、なんでもいいので、具体的に書いている文書があって、その見せ方を変えるためにワードの機能をいじるほうが楽しいですよね。

最近は、マクロの説明書をワードで書いたりしていたので、その作成のために「スタイル」の活用をしてみました。

スタイルってとっつきにくいと思っていましたが、本書では比較的細かく説明がなされており、推奨する使い方(著者の使い方)が提案されているためにより分かりやすいと思います。

つまり、機能の羅列とそれぞれの説明ではなくて、「~することをお勧め」とか「●●の使用やカスタマイズは避けてください」などと指針が示されています。

これはありがたいですね。

スタイルを使い始めると、手放せなくなります。

一度スタイルに登録してしまえば、文書全体の書式を統一するのがすごく簡単です。

詳細は本書でご確認ください。

▼告知(いつになるかわかりませんが)

1年位前に着手した「スタイル」を使った作りかけのマクロがあります。

実は、このマクロを完成させるためにスタイルを知りたくて本書を読んでみました。

いいものができたらこのブログで紹介したいと思います。

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